Danes bomo govorili o organiziranosti poslovanja. Vsak podjetnik ima nek poslovni načrt. Čeprav pogosto ni napisan, ga večina podjetnikov ima izdelanega vsaj v mislih. Vendar je skoraj večina podjetnikov preobremenjenih, saj opravljajo skoraj vse funkcije, ki jih vodenje podjetja zahteva. To pa zato, ker so sredstva v majhnih podjetjih omejena. Vsak direktor (ali samostojni podjetnih) tako opravlja več funkcij, od organizacijskih, kadrovskih, nabavnih, prodajnih, do administrativnih in konec koncev tudi računovodskih. Vsa ta količina dela pa zahteva ogromno časa in če je podjetnik preobremenjen, so nekatera dela opravljena polovično, če ne celo odrinjena na kasnejši čas.
V računovodskem servisu opažamo takšno preobremenjenost podjetnikov, kar se kaže, če ne že v poslovanju, pa zagotovo pri dostavljenih dokumentih. Podjetniku so ”papirji” že tako in tako v breme, kaj šele, da bi jim posvetil več pozornosti, kot je nujno potrebno. Vendar je urejena dokumentacija ključ do hitrih in ažurnih računovodskih informacij, ki jih podjetnik še kako potrebuje pri poslovnem odločanju. Nekaterim se zdi, da jim bo urejanje dokumentacije vzelo preveč tako dragocenega časa in njej ne posvečajo pozornosti, ki si jo zasluži. Vendar se z primerno organizacijo in ustreznim sistemom čas urejanja dokumentacije zmanjša, ob tem pa se poveča informiranost podjetnika o posledicah njegovih poslovnih odločitev. V Računovodstvu, računovodskem servisu Vitago precej časa namenimo izobraževanju podjetnikov o rokovanju z dokumentacijo, saj je le-ta temelj za hitro obdelavo, ki pa je naprej osnova za analize preteklih in načrtovanje bodočih poslovnih odločitev.
Že v pogodbah o opravljanju storitev računovodstva so natančno definirane obveznosti tako izvajalca, kot naročnika storitev. Izvajanje teh odgovornosti pa so temelj partnerskega odnosa med pogodbenima strankama in, kot že rečeno, osnova za izdelavo ažurnih računovodskih informacij. Vidimo torej, da je veriga, od prejetih, do likvidiranih in kasneje računovodsko obdelanih dokumentov sklenjena, ko lahko podjetnik sprejme pravilno poslovno odločitev, ki bo dala pričakovane, pozitivne rezultate.
Naj naštejem nekaj odgovornosti naročnika računovodskih storitev in davčnega svetovanja, ki so med drugim napisane tudi v sami pogodbi med strankama.
Naročnik je odgovoren dati izvajalcu vse potrebne informacije, podatke in listine, ki omogočajo izvajalcu poznavanje podjetja naročnika tako, da lahko išče optimalne rešitve pri računovodenju ter svetuje pri davčnem optimiziranju.
Naročnik se zaveže pripravljati in posredovati izvajalcu knjigovodsko dokumentacijo pravočasno, najkasneje do 12. v mesecu za pretekli mesec oziroma v rokih, ki jih dogovorita izvajalec in naročnik v prilogi k tej pogodbi, in skladno s Slovenskimi računovodskimi standardi (SRS 21.11), tako da:
- so izpiski transakcijskega računa urejeni po zaporednih številkah in da so pri vsakem izpisku priložene pripadajoče specificirane kompenzacije ter druge razčlenitve prometa z ustreznimi specifikacijami ter morebitnimi pojasnili,
- so izdani računi razvrščeni po zaporednih številkah in opremljeni z ustreznimi carinskimi ali drugimi dokumenti,
- so prejeti računi urejeni po datumu prejema in likvidacijski številki ter s strani naročnika potrjeni (likvidirani) za knjiženje v poslovne knjige, s priloženimi carinskimi listinami in prevzemnicami blaga. Prejeti računi za osnovna sredstva morajo imeti oznako, da gre za nabavo osnovnih sredstev ter najmanj še podatke o predvideni dobi koristnosti sredstva, o datumu razpoložljivosti za uporabo). Če izvajalec izda posebna pisna navodila za likvidacijo prejetih računov, jih je naročnik dolžan upoštevati, kot da bi bila sestavni del te pogodbe,
- je blagajniški dnevnik urejen po datumu in zaporednih številkah ter je opremljen z ustreznimi oštevilčenimi prejemki in izdatki ter drugimi prilogami (likvidiranimi prejetimi računi, obračuni potnih stroškov in podobno),
- so drugi dokumenti, ki imajo značaj knjigovodske listine (npr. obračuni potnih stroškov, obračuni materialnih stroškov, rekapitulacije materialnega ali blagovnega knjigovodstva, podatki za obračun plač, drugi zbiri in specifikacije) opremljeni tako, da nedvoumno pričajo o vsebini poslovnega dogodka in izvajalcu omogočajo pravilno evidentiranje v poslovne knjige.
Za resničnost in verodostojnost posredovane dokumentacije odgovarja naročnik. Za nepravilnosti v davčnih in knjigovodskih razvidih ter obračunih, do katerih bi prišlo zaradi zamude naročnika pri dostavi dokumentacije ali zaradi dostave neustreznih in nepopolnih listin, odgovarja naročnik.
Šteje se, da so osnovne določbe predpisov o davčnem priznavanju odhodkov, obveznosti obračunavanja DDV in drugih davkov naročniku znane, v kolikor pa ima naročnik dileme ali vprašanja, se o njih posvetuje z izvajalcem storitve. Skladno s temi pravili je naročnik dolžan izstavljati dokumentacijo in likvidirati prejete račune ter druge listine, ki so podlaga za pripoznanje stroškov.
Obračun stroškov (potnih in ostalih) se zaveže opravljati naročnik sam in jih prilagati neposredno k izplačilnemu instrumentu ali temeljnici, če stroški, ki se nanašajo na obračunsko obdobje, še niso izplačani. Za verodostojnost, vsebino in resničnost obračunov stroškov odgovarja naročnik.
Naročnik se zaveže izročiti izvajalcu vse morebitne spremembe podatkov za obračun plač za zaposlene najkasneje do tretjega delovnega dne v mesecu za pretekli mesec, sicer lahko izvajalec uporabi podatke za obračun plač predhodnega meseca.
Naročnik se zaveže vse knjigovodske listine arhivirati pri sebi in jih hraniti v skladu z zakoni in drugimi predpisi.
Višino plač določa naročnik sam s pogodbo o zaposlitvi. V pogodbi o zaposlitvi je naročnik dolžan natančno določiti način obračunavanja plače, tako da je nesporno določeno ali so v plači zajeti vsi dodatki, ali pa posebej določiti posamezne dodatke in njihovo višino. Način obračunavanja plač kot tudi vse spremembe se zaveže naročnik nedvoumno sporočiti izvajalcu.
Ob zaposlitvi novega delavca je naročnik dolžan posredovati izvajalcu tudi M1/M2 obrazec, davčno številko ter pogodbo o zaposlitvi (oziroma najmanj jasen pregled načina obračunavanja plač) in to v 5 dneh po zaposlitvi, v nasprotnem primeru naročnik prevzame vso odgovornost za morebitno neizdelavo obračuna plače ali morebitno napačno izdelavo obračuna plače.
Kot vidimo, mora naročnik poznati vsaj osnovne računovodske pojme, besedne zveze in pravila, da o zakonodaji niti ne govorimo. Vendar je danes precej novopečenih podjetnikov na tem področju z znanjem precej podhranjena. Zato jim v Računovodstvu, računovodskem servisu Vitago pridemo nasproti z poučevanjem in izobraževanjem. To večinoma poteka sproti, ko podjetnik pride do določenega problema. Že v samem začetku poslovnega sodelovanja pa se s podjetnikom pogovorimo in iz pogovora sklenemo, kakšno je njegovo začetno osnovno znanje. Temu potem prilagodimo tudi podajanje informacij. Seveda tudi mi ne vemo vsega. Držimo pa se rekla, da več glav več ve in tako vsak takšen pereč problem obravnavamo na ravni vseh zaposlenih. Tako se reši večinoma vsako vprašanje.
Vsled informiranja naših odjemalcev podajamo tudi zapise na blogu, ki ga ravnokar prebirate. To se je izkazalo za izjemno priročno, saj je odziv zelo pozitiven. Tako lahko že v zgornjem zavihku Uporabno preberete nekaj osnovnih pojmov, ki se uporabljajo v poslovnem svetu. Na posamezna, bolj obsežna vprašanja pa se podjetniki na nas lahko obrnejo preko telefona ali elektronske pošte in odgovorimo jim v najkrajšem času.
Rek pravi, da se ”človek uči vse življenje”. Zato ne odlašajte z vprašanji, kajti tu smo zato, da pomagamo vam.