Sam potek in zahteve za popis ali inventuro opisujemo v članku Inventura ali popis – kaj moramo vedeti? Danes pa si podrobneje poglejmo, kaj in kako popisujemo, oziroma kaj spada v posamezen popis.
Popisujejo se sredstva, tudi tista, ki so zunaj podjetja, obveznosti do virov sredstev in sredstva, ki so pri podjetju le začasno (vračljiva embalaža, sredstva, ki so v najemu, popravilu, oplemenitenju, komisijski, konsignacijski ali zastopniški prodaji). Verjetno so vam določena sredstva in obveznosti do njihovih virov povsem neznana. V takšnem primeru ne bo odveč dobro sodelovanje z vašim računovodjem, saj vam lahko pojasni marsikatero knjigovodsko neznanko pri izvedbi samega popisa.
NEOPREDMETENA DOLGOROČNA SREDSTVA
To so naložbe v pridobitev materialnih pravic (samostojni nakup računalniškega programa, npr. program za vodenje zalog), naložbe v patente, licence, koncesije, blagovne znamke, organizacijski stroški ali zagonski stroški pri uvajanju novega dela podjetja, nove dejavnosti, dobro ime, vlaganja v tuja osnovna sredstva. Popisna komisija pregleda knjigovodske listine, ki so podlaga za evidentiranje neopredmetenih dolgoročnih sredstev, in jih vpiše v popisne liste. Vpisane podatke primerja s knjigovodskimi. Likvidacija ugotovljenih razlik je v pristojnosti knjigovodskih delavcev.
OPREDMETENA OSNOVNA SREDSTVA
Med njih štejemo zemljišča, zgradbe, proizvajalno in drugo opremo, osnovno čredo, večletne nasade in drobni inventar. Če je njegova doba uporabnosti daljša od enega leta, njegova posamična nabavna vrednost pa po dobaviteljevem računu ne presega 500 evrov. Za popis opredmetenih osnovnih sredstev se vnaprej pripravijo popisni listi kot računalniški izpisi, ki vsebujejo naslednje podatke: ime sredstva in nahajališče, konto, inventarno številko in nabavno vrednost. Popisna komisija popiše opredmetena osnovna sredstva v uporabi ločeno od opredmetenih osnovnih sredstev, ki se trajno ne uporabljajo, čeprav so še uporabna. V posebne popisne liste mora popisna komisija popisati tudi opredmetena osnovna sredstva, ki jih podjetje pridobi na podlagi finančnega najema in jih izkazuje med svojimi opredmetenimi osnovnimi sredstvi.
ZALOGA SUROVIN IN MATERIALA
Popisna komisija popiše surovine in material po vrstah, in sicer: surovine in material v skladišču, surovine in material v dodelavi, predelavi in na poti, drobni inventar in embalaža v skladišču ter drobni inventar in embalaža, dana v uporabo. Popisna komisija mora vključiti v popis tudi surovine in material, oddane v dodelavo in predelavo, tako da upošteva popisne liste, ki jih je pridobila od oseb, pri katerih so surovine in material v zalogi, oziroma jih je popisala sama. Popisna komisija popiše tudi surovine in material, dane v proizvodnjo, ki se do dneva popisa še niso začeli uporabljati. Formalno so to še zaloge surovin oziroma materiala, ki jih praviloma popiše popisna komisija za popis surovin in materiala. Ob tem je treba paziti, da te zaloge niso tudi predmet popisa nedokončane proizvodnje.
Popisni listi surovin in materiala (osnovnega in pomožnega, delov, nadomestnih delov ter goriv in maziv) naj vsebujejo najmanj tele podatke: nahajališče, ime, šifro iz internega šifranta, mersko enoto, količino po popisu, knjižno stanje, ceno in vrednost ter morebitne popisne razlike. Surovine in material, ki so last druge (pravne) osebe, na poti, neustrezne kakovosti ter nepotrebni in zastareli, popisna komisija vpiše v posebne popisne liste. Popisna komisija ločeno popiše surovine in material, ki so nekakovostni z možnostjo odprave napak, nekakovostni brez možnosti odprave napak, neuporabni in tržno nezanimivi.
ZALOGE NEDOKONČANE PROIZVODNJE
Popisna komisija ločeno popiše zalogo nedokončane proizvodnje, zalogo polproizvodov in do konca obračunskega obdobja opravljene storitve, ki jih naročniki še niso prevzeli (niso potrdili prevzema). V popisne liste, ki so prilagojeni načinu vrednotenja nedokončane proizvodnje, polproizvodov in storitev, popisna komisija vpiše ugotovljene količinske podatke. Podatki o vrednosti se vpišejo po obračunu stroškov proizvodnje za tekoče leto. Popisna komisija popiše posebej odpovedano ali ustavljeno proizvodnjo, nedokončano proizvodnjo, proizvodnjo, ki se v naslednjem poslovnem letu ne bo nadaljevala, in predmete, ki so se v nedokončani proizvodnji ali v njenih delih pokvarili oziroma uničili.
ZALOGA BLAGA
Popisni listi zalog blaga, namenjenega prodaji, vsebujejo tele podatke: prodajno oziroma skladiščno enoto (lastno ali najeto), stopnjo DDV, ime blaga, šifro, mersko enoto, popisano količino, količino po knjigah, morebitni presežek ali primanjkljaj (ali je v mejah normalnega ali ga presega), ceno enote, vrednost popisane količine, vrednost v knjigah izkazane količine in vrednost morebitnega presežka ali primanjkljaja. Popisna komisija loči popis blaga v skladišču od popisa blaga v prodajalni na drobno.
DENARNA SREDSTVA NA RAČUNIH
Knjigovodski delavci pripravijo listine, ki so podlaga za popis denarnih sredstev. Popisna komisija popiše: evrska sredstva na računih, evrske depozite na odpoklic, devizna sredstva na računih, devizne depozite na odpoklic in denarna sredstva na posebnih računih oziroma za posebne namene. Popisna komisija popiše stanje evrskih in deviznih sredstev podjetja na transakcijskih in drugih računih pri bankah ter na nerezidenčnih računih na podlagi bančnih izpiskov stanj zadnjega dne poslovnega leta. Morebitne razlike med stanjem na tem izpisku in knjižnim stanjem napiše v zapisnik o popisu.
KRATKOROČNE ČASOVNE RAZMEJITVE
Popisna komisija popiše: kratkoročno odložene stroške oziroma odhodke, kratkoročno nezaračunane prihodke, vrednotnice, vnaprej vračunane stroške oziroma odhodke in kratkoročno odložene prihodke.
POPIS TERJATEV IN OBVEZNOSTI
Knjigovodski delavci pripravijo izpis terjatev in obveznosti po stanju na dan izvedbe popisa po kontih in ga izročijo popisni komisiji. Priložijo tudi dokumentacijo, ki je potrebna za preverjanje stanja v izpisu. Popisna komisija preveri prejeti seznam terjatev in obveznosti, preveri realnost izkazanih zneskov za vsako vrsto terjatev in obveznosti ter ugotovi vzroke za nepravočasne izterjave oziroma izplačila.
KRATKOROČNE TERJATVE
Kratkoročne terjatve se popišejo po teh skupinah: kratkoročne terjatve do kupcev blaga in storitev na domačem trgu in v tujini, do zaposlenih, do državnih organizacij (premije, nevrnjeni davki, drugo), do bank in finančnih organizacij (depoziti, drugo), do zavarovalnic (odškodnine), do prejemnikov posojil, predplačil, varščin ter do drugih. V poročilu o popisu komisija za popis terjatev navede predvsem, ali so se poslovni dogodki knjižili sproti in na podlagi verodostojnih listin (preveriti je treba pravno podlago in izkazano velikost), ali je vodenje knjigovodske evidence pravilno, ali so bile opravljene vse uskladitve, ki jih je podjetje opredelilo v aktu, ali so pravne osebe, samostojni podjetniki in drugi zasebniki – dolžniki – potrdili uskladitve.
DOLGOROČNE FINANČNE NALOŽBE
Popisna komisija popiše dolgoročne finančne naložbe po knjiženju vseh poslovnih dogodkov, povezanih s temi naložbami. Popis se opravi na podlagi listin, ki so bile knjižene v poslovnih knjigah po stanju in na dan popisa.
DOLGOVI IN DRUGE OBVEZNOSTI
Popisna komisija popiše dolgove in druge obveznosti na enak način kot terjatve. Pri tem mora preveriti predvsem njihovo pravilnost ter ugotoviti, zakaj posamezne obveznosti niso bile plačane, in zastaralne roke posameznih obveznosti (po obligacijskem zakoniku).
POPIS KAPITALA
Popisna komisija popiše vpoklicani kapital, kapitalske rezerve, rezerve iz dobička, čisti dobiček ali čisto izgubo in prevrednotovalne popravke kapitala po stanjih v knjigovodstvu na dan popisa. Popisna komisija popiše dolgoročne rezervacije po stanju v knjigovodstvu na dan popisa.
DOLGOROČNE REZERVACIJE
Popisna komisija preveri oblikovanje in črpanje dolgoročnih rezervacij v zvezi z državnimi podporami in donacijami, prejetimi za osnovna sredstva iz proračunov, na račun dolgoročno odloženih prihodkov ter vnaprej vračunanih stroškov oziroma odhodkov.