O potnih nalogih, njihovem pravilnem izpolnjevanju in obračunu smo že pisali v prispevku Potni nalogi. Danes pa si poglejmo davčni vidik povračil stroškov na osnovi potnega naloga.
Pri obračunu stroškov na podlagi potnega naloga gre za obračun storitev delavca v skladu s SRS 14, ki je v delovnem razmerju pri delodajalcu, ki ga je napotil na službeno pot. V skladu s 37. členom Zakona o dohodnini (ZDoh-2) sodijo namreč povračila stroškov iz delovnega razmerja med dohodke iz delovnega razmerja, ki pa so plačila dohodnine prosta, če so izplačana v skladu z Uredbo o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja (v nadaljevanju Uredba), ki določa maksimalno višino povračil stroškov, ki se ne vštevajo v davčno osnovo dohodkov iz delovnega razmerja davčnega zavezanca. Uredba določa povračila stroškov prehrane, dnevnice, prevoza na delo in iz dela, terenskega dodatka, solidarnosti, ipd.
Pri obračunu dnevnice za službeno potovanje je potrebno upoštevati določbe 4. člena Uredbe:
1. Pri službenem potovanju v Sloveniji se v davčno osnovo davčnega zavezanca ne šteje:
- dnevnica do višine 21,39 evra, če traja službeno potovanje nad 12 do 24 ur,
- dnevnica do višine 10,68, če traja potovanje v Sloveniji nad 8 do 12 ur,
- dnevnica do višine 7,45 evra, če traja službeno potovanje v Sloveniji nad 6 do 8 ur.
V kolikor gre pri službenem potovanju tudi za povračilo stroškov prenočevanja, se izplačilo dnevnice zniža za stroške zajtrka, ki je sestavni del računa o prenočevanju in sicer se na račun zajtrka zniža:
- dnevnica za službeno potovanje, ki traja nad 12 do 24 ur zniža za 10%,
- dnevnica za službeno potovanje, ki traja od 8 do 12 ur pa za 15%.
2. Pri službenem potovanju v tujini se v davčno osnovo davčnega zavezanca ne šteje izplačila dnevnice v višini odstotka zneska dnevnice določenega za posamezno državo po Pravilniku o in sicer davčnemu zavezancu pripada:
- 100% izplačilo dnevnice, če traja službeno potovanje od 14 do 24 ur,
- 75% izplačilo dnevnice, če traja službeno potovanje od 8 do 14 ur,
- 25% izplačilo dnevnice, če traja službeno potovanje od 6 do 8 ur.
Tudi tu velja, da se pri povračilu stroškov prenočevanja izplačilo dnevnice zniža za stroške zajtrka, ki je sestavni del računa o prenočevanju in sicer se na račun zajtrka zniža:
- dnevnica za službeno potovanje, ki traja nad 14 do 24 ur zniža za 10%,
- dnevnica za službeno potovanje, ki traja od 8 do 14 ur pa za 15%.
Pri povračilih potnih stroškov na službenem potovanju je delojemalec upravičen do povračila:
- potnih stroškov z javnimi prevoznimi sredstvi, če tako dokaže z računi,
- plačila kilometrine v znesku 0,37 evra, če za službeno pot uporablja lastno prevozno sredstvo v skladu z napotitvijo delodajalca po potnem nalogu,
- stroškov v zvezi z nastalo službeno potjo (plačila letaliških in drugih taks, parkirnine, mostnine, ipd.).
Delojemalec je na službeni poti upravičen tudi do povračila stroškov prenočevanja, če nastale stroške dokazuje z računom prenočevanja na podlagi potnega naloga in sicer do višine dejanskih stroškov.
Delodajalec lahko izplača delojemalcu tudi višje stroške dnevnice ali kilometrine, vendar sodi presežek izplačila nad zneskom določenim z Uredbo med druge dohodke iz delovnega razmerja, kar pomeni, da sodijo ti dohodki med boniteto, od katere mora biti obračunana akontacija dohodnine v času izplačila stroškov iz tega naslova, celotni presežek pa zvišuje davčno osnovo davčnega zavezanca pri obračunu dohodnine.
Pri tem je pomembno vedeti, da sodijo vsa povračila stroškov iz delovnega razmerja, v skladu s 35. členom Zakona o davku od dohodkov pravnih oseb (ZDDPO-2), med davčno priznane odhodke, ne glede ali so izplačana le do višine določene z Uredbo ali v višjih zneskih, saj tudi boniteta sodi med davčno priznane odhodke.