Zaradi potreb računovodskega in davčnega nadzora moramo poslovno dokumentacijo hraniti za določen čas, v nekaterih primerih pa tudi trajno.
Dokumentacija se hrani:
- minimalno 5 let se hranijo listine, na podlagi katerih se knjiži (pomožne knjige 5 let, glavna knjiga 10 let)
- minimalno 10 let se morajo hraniti dokumenti, s katerimi je razviden obračun DDV, zavezanci za DDV na podlagi Zakon o DDV
- arhiv plač je TRAJEN
Ob upoštevanju ustreznih predpisov lahko podjetje samo določi, po kolikšnem času od dneva sprejetja in potrditve računovodskih izkazov bo shranilo poslovne knjige na elektronskem nosilcu, izvirne poslovne knjige pa uničilo.
Zakon o davku na dodano vrednost v 57. čenu določa, da mora davčni zavezanec hraniti vso prejeto in izdano dokumentacijo najmanj 10 let po poteku leta, na katerega se te listine nanašajo:
- prejete in izdane račune ter njihovi popravki (dobropis, bremepis),
- dokumente o opravljenem izvozu in uvozu,
- finančno dokumentacijo (izpiski TRR, blagajniški prejemki, izdatki in dnevnik),
- dokumente, na podlagi katerih je uveljavljal oprostitev DDV,
- obračune DDV,
- vse druge knjigovodske listine, ki se kakorkoli nanašajo na promet blaga in storitev oziroma na uvoz blaga in so pomembne za obračunavanje in plačevanje DDV.
Ne glede na prejšnji odstavek mora davčni zavezanec dokumentacijo, ki se nanaša na obdavčenje nepremičnin, hraniti najmanj 20 let po poteku leta, na katero se nanaša. Pravilnik o izvajanju davka na dodano vrednost pa v svojem 114. členu dopušča, da se dokumentacija lahko hrani tudi na drugem mediju, vendar tako, da jo je mogoče prikazati na zaslon.
Dokumentacijo so dolžne hraniti tudi pravne osebe, ki niso zavezanci za DDV. Po Zakonu o davčnem postopku se morajo poslovne knjige in druga dokumentacija hraniti najmanj 10 let po poteku davčnega leta. Omenjeni zakon še posebej določa, da je treba hraniti obračune davkov po odbitku v davčni evidenci 10 let. Dokumentacijo, s katero davčni zavezanci za dohodnino dokazujejo resničnost navedb v napovedi, pa 5 let od dneva pravnomočnosti odločbe o odmeri dohodnine.
Zakon o gospodarskih družbah v 51. členu določa, da je treba poslovne knjige, bilance stanja, izkaz poslovnega izida ter letna in poslovna poročila hraniti trajno, medtem ko se knjigovodske listine lahko hranijo le določeno poslovno obdobje.
Slovenska računovodska standarda 21 in 22 določata, da podjetje v svojih aktih opredeli način hrambe knjigovodskih listin in poslovnih knjig.
Možna načina sta:
- papirna oblika,
- v obliki elektronskih zapisov.
Knjigovodske listine na papirju se redno odlagajo, kot opredeli podjetje v svojih aktih. Tudi roke hrambe izvirnih listin opredeli podjetje v svojih aktih, pri čemer upošteva ustrezne predpise.
Knjigovodske listine, nastale na podlagi računalniškega obravnavanja podatkov, je treba hraniti na nosilcih podatkov in v obliki, ki omogoča ponovno predstavitev v prvotni nespremenjeni obliki. Pri računalniškem obravnavanju podatkov se hrani tudi zbirka listin o ustreznih računalniških programih, ki omogoča kasnejšo preverjanje. Čas hrambe te zbirke je odvisen od časa hrambe knjigovodskih listin.
Slovenski računovodski standard 23 določa, da se končni obračuni plač zaposlencev ter izplačilne liste hranijo trajno. Pri rokih hrambe upoštevamo tisti predpis, ki predpisuje najdaljše roke hrambe.